Gewinner 2016

Stadt Würzburg "Von der Behörde zum Servicebetrieb"

Um als eine der sechs größten Städte in Bayern attraktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben, mussten die Personalprozesse und die vorhandenen Strukturen in der Verwaltung ganzheitlich und bereichsübergreifend verbessert werden. Hierzu wurde im Jahr 2005 auf eine IT-gestützte Workforce Management Lösung gebaut. In den folgenden Jahren wurden die Informationsprozesse speziell im administrativen Bereich strukturiert und weiter verbessert. Es wurden ständig neue auf den Markt gekommene Innovationen integriert.

Das Ziel von einer verstaubten Behörde zu einem bürgerfreundlichen Servicebetrieb wurde dabei nie aus den Augen verloren. Schlanke Prozesse, perfekte Organisation und kostenoptimierte Planung sind dabei gelebtes Prinzip in der täglichen Arbeit.

Was sind die entscheidenden nachhaltigen Maßnahmen, die Sie damit verbessert haben?
Durch die eingesetzte elektronische Personaleinsatzplanung wurde der Planungsaufwand reduziert und stellte so eine bedarfsorientierte und wirtschaftliche Disposition der Personalressourcen sicher. Das intuitive Mitarbeiterportal Employee & Manager Self Service bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, jederzeit Zugriff in Echtzeit auf sämtliche für sie relevanten Informationen zu haben bei gleichzeitiger Entlastung der HR-Abteilung. Kostenstellenkontierungen nehmen die Mitarbeiter mittlerweile selbst vor. Daraus werden u. a. auch die Müllgebühren berechnet. Die Nutzung der mobilen App auf verschiedenen Endgeräten steigerte neben der Arbeitgeberattraktivität auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Durch die elektronischen Zutrittskontrollen sind sensible Bereiche (Serverräume, Labor, ...) vor unbefugten Zutritten geschützt. Alle Arbeitsabläufe sind jederzeit transparent nachvollziehbar.

Welchen Vorteil haben Ihre Anwender?
Die aufwändig, manuelle Erfassung von Arbeitszeiten, Zeitzuschlägen, Kostenstellen und Urlaubstagen wurde von der IT-gestützte Workforce Management Lösung bedarfsorientiert abgelöst. Heute werden alle Daten in einem System verwaltet. Nachhaltig wurden freie Kapazitäten von mehr als 14.000 Stunden im Jahr geschaffen, die heute für andere, wertschöpfende Tätigkeiten innerhalb der Verwaltung verwendet werden. Der administrative Aufwand bei der Erfassung und Bewertung von Kostenstellenbuchungen wurde um mehr als 90% reduziert. Alle Mitarbeiter werden durch die Umsetzung gleichbehandelt und erhalten eine faire, transparente monatliche Abrechnung. Dies steigert nachhaltig die Mitarbeitermotivation. Durch die Einführung der mobilen App konnten Einsparungen von über 100.000 € / Jahr erreicht werden. Dieses Geld kann wiederum bedarfsoptimiert in anderen Bereichen eingesetzt werden.

Warum ist Ihre Methode, Ihr Prozess für die Organisation besonders nachhaltig und ausbaufähig?
Im Jahr 2005 wurde trotz haushaltsloser Zeit und wenig vorhandenen finanziellen Mitteln der Einstieg in die IT-gestützte Workforce Management Lösung umgesetzt. Das kleine Budget in den folgenden Jahren wurde nie überschritten. Es wurde über Jahre hinweg stetig ausgebaut, eine Lösung die Schritt für Schritt weiter wuchs, heute gelebt und voll akzeptiert ist. Dabei wurden auch immer wieder neue innovative Ideen und Neuerungen aufgenommen und stetig weiter verbessert. Auch im Jahr 2016 wird der Ausbau weiter vorangetrieben. So soll z.B. die Berufsfeuerwehr mit einem komplizierten Schichtsystem und Mehrfachverwendungen vollumfänglich in die Personaleinsatzplanung integriert werden. Reduzierung des Planungsaufwandes, volle Flexibilität, Erhöhung der Transparenz innerhalb der Schichten sowie Entlastung der HR-Abteilung sind die Ziele.

Preisträger 2016

Deutsche Bahn AG und RWTH Aachen "PRiME (Professional Reflective Mobile Personal Learning Environments)"

Mit PRiME entsteht ein individuelles Informations- und Weiterbildungsangebot für mobile Mitarbeiter im operativen Einsatz. Das auf digitale Medien gestützte System ermöglicht es, relevante Informationen gezielt abzurufen, aufzuteilen, zu ergänzen und mit anderen Mitarbeitern zu annotieren. Die Lösung basiert auf einem community-unterstützten Konzept in der betrieblichen Bildung (Learning as a Network-Lerntheorie). Repräsentiert wird das System durch eine Vielzahl mobiler und webbasierter Anwendungen, die miteinander verbunden sind. Diese ermöglichen u.a. das intelligente Aufteilen und Speichern von komplexen Dokumenten in kleinstmögliche, wiederverwertbare Einheiten, unabhängig vom Format des Dokuments (z. B. Textdokument).

Henkel AG & Co. KGaA "Die elektronische Akte (eAkte) in der weltweiten Legal-Organisation"

Im LifeCycleManagement von Verträgen und Dokumenten hat die weltweite Rechtsabteilung den nächsten Schritt getan. Nach Einführung des Vertragsmanagement mit einem Self-Service-Ansatz zur Vertrags- und Dokumenten-Ablage/Management werden mit der "eAkte" nun auch alle anbahnenden Vertragsakten im Entstehungsprozess lückenlos dokumentiert (gemäß GoBD). In einem übergreifenden Strukturierungs- und Analyseverfahren wurden die Methoden der weltweiten Organisation von Henkel in diesem Bereich erfasst, dokumentiert und das gewählte Softwareprodukt entsprechend ausgerichtet.

St. Elisabeth Gruppe - Katholische Kliniken Rhein-Ruhr "Automatisierung des p2p-Managements mit der EIM-Informationsdrehscheibe im Kontext der Digitalen Transformation"

Digitale Transformation: Integration der Softwarelösung auf 3 Ebenen:
• Organisatorisch: Optimierung und (Teil-)Automatisierung der p2p-Arbeits- und Geschäftsprozesse (purchase-to-pay)
• Technisch: Lösungslandschaft (insg. 4 Services/ Softwarekomponenten) in bestehende IT-Systemlandschaft (WaWi, FiBu) integriert
• Sozial: Change Management, z. B. Workshops zur Entwicklung der Lösungsvision, People und Team Empowerment, Einbindung und intensive Betreuung aller Mitarbeiter und Führungskräfte von Anfang an und über den Projektabschluss hinaus, abteilungs- und bereichsübergreifende Change Kommunikation, Schulungen und Trainings zur Erhöhung des Prozessverständnisses, Analyse und Handlungsempfehlungen zu Personaleinsatz und -entwicklung, uvm.

SCHOTT AG "Modernizing the Intranet, revitalizing corporate culture - Development of a portal solution for SCHOTT's employees"

Driving business success by modernizing the way we are working together. At SCHOTTnet our people team up to manage the company's business success. It makes the organization's knowledge visible and accessible and allows to combine competencies interdisciplinary in order to serve market needs fast.