Um als einer der großen Versicherer Deutschlands attraktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben und den Kunden weiterhin "Einfach den passenden Schutz" zu bieten, überprüft die Nürnberger Versicherung regelmäßig all ihre Arbeitsabläufe. Einer dieser Prozesse ist der Vertragsprüfprozess sowie deren Verwaltung. Der Vorstand wollte ihn für das ganze Unternehmen, bereichsübergreifend verbessert und transparent wissen. Mit NOVEM hat die Nürnberger Versicherung eine einheitliche IT-Anwendung für das Erstellen, Prüfen, Archivieren und Verwalten von Vertragsbeziehungen eingeführt. Ein Kernteam hat die Anwendung im Dialog mit den Nutzern konzipiert und schließlich eingeführt.

Was sind die entscheidenden nachhaltigen Maßnahmen, die Sie damit verbessert haben?
Vor NOVEM fand die Vertragsprüfung in einem aufwendigen, schwer nachverfolgbarem Papier- bzw. E-Mail-Prozess statt. Zudem gab es keine einheitliche Ablage der Ergebnisse. Jeder Unternehmensbereich hatte sein eigenes "Archiv" (Papier, Laufwerk, Software etc.). Durch NOVEM gibt es jetzt ein digitales, konzernweites und einheitliches System zur Vertragsverwaltung und -prüfung. Der administrative Aufwand, auch für die Schulung der Mitarbeiter sinkt dadurch deutlich. Ein einheitlicher Einstieg in die Vertragsprüfung erspart aufwendiges Suchen nach dem „richtigen“ Formular. Klare, transparente Prozessschritte beschleunigen die Prüfung. Der Anwender sieht in Echtzeit („Sendungsverfolgung“), wo sich der Vertrag gerade in der Prüfschleife befindet. In NOVEM werden alle Verträge durch Fachexperten  (insb. Einkauf, Rechnungswesen, Recht, Risikomanagement, Steuern) geprüft. Anfragen aller Art für Geschäftsleitung, Behörden, Wirtschaftsprüfer, interne Abteilungen usw. können dank Auswertungsmöglichkeiten und Reports in Sekundenschnelle mit zahlreichen Informationen zum Vertrag beantwortet werden. Gesetzliche Dokumentationspflichten werden erfüllt und durch die Historienfunktion von NOVEM wird jeder Schritt protokolliert.

Welchen Vorteil haben Ihre Anwender?
Ein einheitlicher Einstieg in die Vertragsprüfung erspart dem Anwender aufwendiges Suchen nach dem „richtigen“ Formular. Klare, transparente Prozessschritte beschleunigen die Vertragsprüfung. In NOVEM werden alle Verträge durch Fachexperten (insb. Einkauf, Rechnungswesen, Recht, Risikomanagement, Steuern) geprüft. Ein Einstieg, zwei inhaltliche Prüfschleifen, je nach Inhalt des Vertrags, werden dabei in einem System abgebildet. Der Anwender sieht in Echtzeit („Sendungsverfolgung“), wo sich der Vertrag gerade in der Prüfschleife befindet. Aufwendiges Recherchieren bezüglich des aktuellen Prüfstatus etc. entfällt. Eine gemeinsame digitale Vertragsdatenbank reduziert die aufwendige  „doppelte Bestandsführung“ in den jeweils an einem Vertrag beteiligten Bereichen. Abgesehen von Versicherungs-, Miet- und Arbeitsverträgen werden in NOVEM alle Verträge zentral zusammengeführt. Dadurch gewinnt man schnell einen Überblick, langfristiges Suchen in Aktenschränken erübrigt sich. Anwender müssen nur für ein System fit gemacht werden. Dies reduziert kostspielige Redundanzen und Wartungsarbeiten. Mithilfe zahlreicher Auswertungsmöglichkeiten und Reports ist es schnell und unkompliziert möglich, Aussagen zu verschiedensten Vertragsattributen zu treffen. Somit können Anfragen aller Art für Geschäftsleitung, Behörden, Wirtschaftsprüfer, interne Abteilungen usw. in sekundenschnelle mit zahlreichen Informationen zum Vertrag untermauert werden.

Warum ist Ihre Methode, Ihr Prozess für die Organisation besonders nachhaltig und ausbaufähig?
Schon beim Projekt-Kick-off waren über 15 Abteilungen dabei. Motivationstreiber und Skeptiker saßen alle an einem Tisch. Gemeinsam wurde versucht, eine kosteneffiziente und passende Lösung für eine neues Vertragsmanagement in der NÜRNBERGER zu entwickeln. Am 22.07.2016 war es endlich soweit, wir haben NOVEM an die Anwender übergeben. Seither hat die Arbeit mit dem System aber erst richtig begonnen. NOVEM wird seither stetig ausgebaut, eine Anwendung, die lebt und Schritt für Schritt weiter wächst. Festhalten lässt sich das an den beinahe wöchentlich steigenden Nutzerzahlen. Von den Mitarbeitern ist NOVEM in weiten Teilen gut akzeptiert, es kommen immer wieder neue innovative Ideen von den Kollegen. Das System können wir so stetig verbessern. Die noch skeptischen Mitarbeiter wollen wir durch direkte und persönliche Unterstützung auch noch für NOVEM gewinnen. Auch dieses Jahr wird der technische Ausbau weiter vorangetrieben. So soll z.B. eine Vertreterregelung eingeführt werden, bei Urlaub und Krankheit ist somit automatisch gewährleistet, dass Aufgaben nicht im System stecken bleiben und der Bearbeitungsfluss nicht gebremst wird.